Terça de manhã, a dentista está com um paciente na cadeira e a secretária está no telefone com o convênio. No WhatsApp, chegam três mensagens: "Vocês atendem o meu convênio?", "Quanto é uma limpeza?", "Tem horário pra avaliação de aparelho?". Quem responde primeiro leva o paciente.
Um chatbot no WhatsApp responde o que se repete, mostra os horários livres e marca. A secretária entra só quando a conversa pede uma pessoa.
O que o paciente de dentista mais pergunta?
Num consultório odontológico, a maior parte das mensagens cabe em poucas perguntas:
- "Atende o meu convênio?" A lista dos convênios aceitos, com botões para cada um.
- "Quanto custa?" Os valores que o consultório divulga: consulta, limpeza, clareamento, avaliação de aparelho.
- "Tem horário?" Os horários livres de cada dentista, no dia que o paciente escolher.
- "Onde fica?" Endereço, link do mapa, estacionamento e horário de funcionamento.
Você escreve cada resposta uma vez. O chatbot repete por você, inclusive às 22h, quando o paciente lembra que precisa marcar.
Boa noite! Vocês fazem avaliação pra aparelho?
Fazemos sim! A avaliação de ortodontia é com a Dra. Paula. Qual dia fica melhor?
QuintaSextaSábado
Sábado
Sábado tem 9h ou 10h30. Qual prefere?
9h
Marcado! Sábado às 9h com a Dra. Paula. Te mando um lembrete na sexta 🦷
O paciente marca sozinho pela agenda da Autaia (exemplo)Como o paciente marca sozinho?
Na agenda da Autaia, cada serviço tem a sua duração. Uma avaliação pode levar 30 minutos e uma limpeza, 50. Cada dentista tem os próprios serviços e horários: a ortodontista atende às quintas e sábados, o clínico geral de segunda a sexta.
O paciente escolhe o serviço, o profissional, o dia e o horário livre, em listas no próprio WhatsApp. Almoço, congresso e férias ficam bloqueados.
Quem liga também entra na mesma agenda: a secretária faz a marcação manual ou o encaixe no painel, e o robô não oferece aquele horário a mais ninguém.
Como diminuir as faltas na cadeira?
Paciente que não aparece deixa a dentista parada e a cadeira vazia. O lembrete ajuda:
- Na véspera, o paciente recebe a mensagem com os botões Confirmo, Remarcar e Cancelar. Se cancelar, o horário volta para a agenda na hora, e a secretária pode chamar alguém da lista.
- 2 horas antes, um segundo lembrete opcional, bom para quem marca de manhã para a tarde.
Para procedimentos longos ou avaliações muito procuradas, dá para pedir um sinal no Pix ao marcar. O dinheiro cai direto na conta do consultório. Veja como cobrar sinal por Pix no agendamento.
E o paciente com dor?
Aqui o robô precisa saber parar. Ele não avalia sintoma, não indica remédio e não diz se o caso é urgente. Quando o paciente escreve "estou com muita dor", a resposta certa é chamar a equipe na hora.
Na caixa de entrada da Autaia, a conversa vai para a fila de quem espera resposta, e a secretária assume. A IA, se estiver ligada, usa só as informações do consultório e, quando não sabe, chama uma pessoa. Leia mais sobre o que o chatbot pode e não deve fazer numa clínica.
Como trazer o paciente de volta para a revisão?
Muito paciente só volta ao dentista quando dói. Se o consultório indica uma revisão periódica, o chatbot pode lembrar por você.
Na Autaia, cada serviço tem um prazo de retorno. Passado esse prazo sem nova marcação, o paciente recebe o convite com o botão para marcar. O prazo é o que o próprio consultório recomenda: por exemplo, 6 meses depois da limpeza. Leia também como trazer de volta o cliente que sumiu.
E o orçamento que ficou parado?
Aparelho, implante e prótese quase nunca fecham na primeira consulta. O paciente leva o orçamento para casa e some.
No funil de vendas da Autaia, cada orçamento fica numa etapa, com o valor em aberto. A secretária marca um retorno para a pessoa certa da equipe, e o lembrete aparece na tela Hoje no dia combinado. Tudo fica na ficha do paciente: conversas, consultas, Pix e notas como "prefere horário depois das 18h".
E os dados do paciente?
Dado de saúde é dado pessoal sensível para a LGPD. O chatbot pede só nome, telefone e o tipo de consulta. Nada de raio-x ou sintoma pelo robô.
Quanto custa?
A agenda pelo WhatsApp, os lembretes, o convite de retorno, o Pix e o funil estão em todos os planos, sem custo por mensagem. O Essencial custa R$ 49 por mês, com até 2 profissionais na agenda e você mais uma pessoa na caixa de entrada. Com mais dentistas, o Profissional (R$ 99 por mês) tem profissionais sem limite. Veja os planos.
O modelo pronto para clínicas já vem com menu de convênios, preços, endereço, agenda e mensagem fora do horário. Você ajusta, conecta o número pelo QR Code e liga. Teste 7 dias grátis, sem cartão.
Leia também: lembretes de agendamento pelo WhatsApp e como organizar os pacientes no CRM no WhatsApp.
Como fica no painel
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